Vous cherchez un moyen simple de centraliser vos demandes internes, vos ressources et vos services du quotidien ? L’espace collaborateur facilitess réunit tout ce qu’il faut pour fluidifier la vie au travail : accès unique, processus clairs, visibilité en temps réel. En quelques clics, vos équipes gagnent du temps et vos services support reprennent la main sur la qualité. Découvrez comment cet outil peut devenir votre nouveau réflexe productivité.
💡 À retenir
- 96% des utilisateurs estiment que l’espace facilitess améliore la productivité
- L’outil est utilisé par plus de 500 entreprises en France
- Facilitess a été classé parmi les meilleures solutions de gestion en 2023
Qu’est-ce que l’espace collaborateur Facilitess ?
L’espace collaborateur facilitess est une plateforme web et mobile qui centralise toutes les demandes et services internes pour les collaborateurs : facilities, IT, office management, achats, RH ou logistique. Il agit comme un guichet unique pour déclarer un incident, réserver une salle, demander un badge, suivre un ticket ou retrouver des ressources pratiques.
Conçu pour simplifier la collaboration entre les équipes, l’outil regroupe les workflows, les notifications et le suivi des engagements de service. Résultat : moins d’emails dispersés, plus de traçabilité et une meilleure visibilité sur les priorités. Il est aujourd’hui utilisé par plus de 500 entreprises en France et a été classé parmi les meilleures solutions de gestion en 2023.
Au-delà de la centralisation, l’espace met l’accent sur l’expérience utilisateur. L’interface est intuitive, la recherche est rapide, et l’historique des demandes évite les doublons. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 96% des utilisateurs affirment que l’espace facilitess améliore leur productivité au quotidien.
Témoignages d’utilisateurs
« Nous avions des demandes éparpillées entre emails et formulaires. Depuis l’implémentation de l’espace collaborateur facilitess, nos temps de traitement ont chuté et les équipes savent exactement quoi faire et quand. » Léa, Office Manager dans une PME de services.
« La visibilité sur les tickets et les SLA a transformé notre relation interne. On priorise mieux, on arbitre plus vite, et on communique clairement sur les délais. » Karim, Responsable Services Généraux d’un groupe multi-sites.
Les fonctionnalités clés de l’espace collaborateur
Le cœur de la solution tient dans une orchestration précise des demandes. À partir d’un portail unique, chaque collaborateur soumet une requête, choisit une catégorie, joint des photos ou documents, puis suit l’avancement en temps réel. Les équipes support pilotent leurs files, automatisent des règles et mesurent la performance via des tableaux de bord.
La plateforme propose un moteur de recherche transversal, des modèles de formulaires, des workflows d’approbation, et un suivi des engagements SLA. Les responsables bénéficient d’indicateurs clairs : volumes par typologie, délais moyens, satisfaction, récurrence des incidents, taux de résolution au premier contact.
Présentation des outils disponibles
- Demande et suivi de tickets : incidents, travaux, nettoyage, IT, badge, flotte, déménagement.
- Réservations : salles, postes, véhicules, ressources partagées avec calendrier synchronisé.
- Catalogue de services : prestations standard, délais indicatifs, responsabilités, coûts internes.
- Notifications intelligentes : accusés de réception, mises à jour d’étapes, clôture et enquête CSAT.
- Tableaux de bord et rapports : analyse des tendances, charge par équipe, alertes de seuil.
L’espace collaborateur facilitess s’intègre à votre Système d’Information via authentification SSO, synchronisation des annuaires et connecteurs métiers. Les responsables configurent des scénarios d’assignation automatique selon le site, l’étage ou la nature de la demande, ce qui réduit nettement les délais de prise en charge. Exemple concret : une fuite signalée au 3e étage est automatiquement routée vers le bon prestataire, photos et coordonnées incluses.
Support et assistance
Le dispositif de support combine une base de connaissances, un centre d’aide et un accompagnement projet. Côté gouvernance, vous définissez des rôles et des droits granulaires, des plages horaires d’intervention et des escalades. En phase de déploiement, un plan de formation et des kits de communication interne favorisent l’adoption : affiches, messages d’onboarding et modules e-learning.
Astuce pratique : activez des réponses prédéfinies pour les demandes récurrentes afin d’accélérer la communication et garantir un ton homogène. Programmez aussi des enquêtes de satisfaction à chaud pour chaque catégorie clé afin d’identifier rapidement les irritants.
Comment accéder à l’espace collaborateur
L’accès se fait via une URL d’entreprise, un raccourci intranet ou l’application mobile. Au premier démarrage, le collaborateur se connecte avec son compte d’entreprise grâce au SSO. Les nouveaux arrivants sont automatiquement provisionnés selon leur site et leur service afin de visualiser les bons catalogues et formulaires.
Pour un déploiement fluide, voici une trame simple à suivre.
- Étape 1 : réception de l’invitation et première connexion via SSO.
- Étape 2 : personnalisation du profil, activation des notifications push et email.
- Étape 3 : repérage du catalogue de services, ajout aux favoris des demandes courantes.
- Étape 4 : création d’une première demande test, ajout de pièces jointes, suivi du ticket.
- Étape 5 : installation de l’application mobile pour les usages en déplacement.
Côté administrateur, vous pouvez configurer la synchronisation des équipes, des sites et des ressources. Les profils de service disposent d’un tableau de pilotage avec files d’attente, priorités, filtres et tri. Pour les environnements plus avancés, le provisioning automatique via SCIM peut accélérer l’onboarding et la révocation des comptes lorsque les équipes évoluent.
Conseils pratiques : placez un raccourci de l’espace collaborateur facilitess sur votre intranet et dans la signature email des services support. Programmez des campagnes de rappel en période de forte activité (rentrée, déménagements, pics saisonniers) pour guider les collaborateurs vers les bons formulaires plutôt que vers les emails « fourre-tout ».
Avantages de l’espace collaborateur pour les entreprises
Les bénéfices se perçoivent rapidement. Les équipes terrain gagnent en réactivité, les managers pilotent la charge et les priorités, et la Direction obtient une vision claire de la performance. En centralisant les demandes et les communications, l’espace collaborateur facilitess améliore la transparence et réduit les frictions entre métiers.
Dans les organisations multi-sites, la standardisation des processus apporte une cohérence bienvenue : mêmes formulaires, mêmes délais de référence, même expérience. Les équipes support observent généralement une baisse des délais moyens de traitement et une hausse du taux de résolution au premier contact. La traçabilité rassure les utilisateurs et simplifie les audits, avec des indicateurs pertinents et une piste d’actions documentée.
