Modèle de lettre de rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur

Vous souhaitez proposer une rupture conventionnelle à un salarié sans commettre d’impair. Un courrier clair, neutre et bien structuré ouvre le dialogue et sécurise chaque étape. Voici un modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur gratuit et personnalisable, accompagné de conseils concrets pour rédiger, envoyer et suivre la procédure dans les règles, de la première prise de contact jusqu’à l’homologation.

Qu’est-ce qu’une rupture conventionnelle ?

La rupture conventionnelle est une fin de contrat négociée d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. Elle s’applique uniquement au CDI et se distingue d’un licenciement ou d’une démission, car aucune des deux parties n’impose unilatéralement la rupture.

Elle ouvre droit à une indemnité spécifique de rupture conventionnelle au moins égale au minimum légal, ainsi qu’au bénéfice de l’assurance chômage sous conditions. Après la signature, chaque partie dispose d’un droit de rétractation de 15 jours calendaires, puis la convention doit être homologuée par l’administration dans un délai qui porte le traitement global entre 15 et 30 jours.

Définition et cadre légal

La procédure suit un cadre formalisé avec un ou plusieurs entretiens, la signature d’une convention, un délai de rétractation et une demande d’homologation. L’administration vérifie le consentement libre et éclairé, les montants et le respect des délais. Le recours à un modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur facilite cette sécurisation sans se substituer aux formulaires officiels.

Le dispositif séduit de plus en plus d’entreprises et de salariés. Les ruptures conventionnelles ont progressé de 30% en 2022 et environ 80% des propositions seraient acceptées, signe qu’une démarche transparente et respectueuse favorise l’accord.

Modèle de lettre de rupture conventionnelle

La loi n’impose pas d’envoyer un courrier pour proposer une rupture conventionnelle, mais un écrit soigné pose un cadre apaisé et prouve la volonté de dialoguer. Il s’agit d’une proposition d’entretien, pas d’une décision de rupture.

Le modèle ci-dessous est gratuit, personnalisable et prêt à l’emploi. Adaptez noms, fonctions, dates et modalités d’entretien. Ce modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur vise à initier l’échange et à rappeler les garanties légales.

Exemple de modèle de lettre

Objet : Proposition d’un entretien en vue d’une rupture conventionnelle

[Nom de l’entreprise]
[Adresse complète]
[Code postal] [Ville]

[Ville], le [date]

Madame/Monsieur [Nom du salarié],
Poste : [Intitulé du poste]
Service : [Service/Direction]

Nous souhaitons échanger avec vous sur la possibilité d’une rupture conventionnelle de votre contrat de travail à durée indéterminée. Cet entretien aura pour objet d’étudier, en toute liberté, les conditions éventuelles de cette rupture, notamment le montant de l’indemnité spécifique et la date de fin de contrat.

Nous vous proposons de nous rencontrer le [date] à [heure], dans nos locaux situés [adresse], ou en visioconférence si vous le préférez. Merci de nous confirmer votre disponibilité par retour de courrier ou par e-mail, ou de proposer d’autres créneaux.

Vous pouvez vous faire assister lors de l’entretien dans les conditions prévues par le Code du travail. De mon côté, je pourrai également être assisté. Cette proposition n’a aucun caractère obligatoire et vous êtes libre de l’accepter ou de la refuser.

En cas d’accord, la convention de rupture sera formalisée sur le formulaire approprié. Chaque partie disposera alors d’un délai de rétractation de 15 jours calendaires, puis la convention sera transmise à l’administration pour homologation.

Je reste à votre disposition pour toute précision et vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Nom et qualité du signataire]
[Signature]

Ce modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur peut également inclure, si utile, des indications de principe sur l’indemnité envisagée ou des propositions de date de fin, en gardant un ton neutre et non engageant avant accord formel.

Comment rédiger une lettre efficace ?

Visez la clarté, la neutralité et la bienveillance. Évitez toute formulation qui pourrait être interprétée comme une pression ou comme un licenciement déguisé. Mentionnez la possibilité d’assistance et le déroulé des étapes pour rassurer le salarié.

Restez factuel, proposez un ou deux créneaux d’entretien, rappelez la liberté d’acceptation et le principe du délai de rétractation de 15 jours. Intégrez le mot-clé de votre communication interne si vous disposez d’un dossier partagé pour centraliser les échanges et documents.

Éléments essentiels à inclure

• Objet clair, identification de l’entreprise, du salarié et du poste.
• Proposition d’un entretien avec date, heure, lieu ou visioconférence.
• Rappel du caractère libre de la démarche et de la possibilité d’assistance.
• Annonce du processus à venir : convention, rétractation, homologation.
• Coordonnées du signataire pour faciliter la réponse.

Erreurs à éviter lors de la rédaction

• Employer un ton impératif ou laisser croire à une rupture déjà actée.
• Omettre les garanties légales, notamment la rétractation de 15 jours.
• Promettre un montant d’indemnité sans l’exprimer comme hypothèse de discussion.
• Multiplier les formules juridiques complexes qui brouillent le message.

Si vous diffusez le courrier par e-mail, joignez le PDF signé et demandez un accusé de réception. Dans vos échanges, rappelez de façon simple que le modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur n’est qu’une base et que tout point se discute lors de l’entretien.

Conseils pratiques pour l’employeur

Préparez l’entretien comme une négociation constructive. Listez les motifs de contexte, anticipez l’impact opérationnel et estimez l’indemnité au regard du minimum légal et de l’ancienneté. Calibrez un calendrier réaliste pour tenir compte des délais d’homologation de 15 à 30 jours.

Soignez la transparence. Présentez les avantages pour chacun, proposez d’étudier la date de fin en fonction des contraintes du salarié et de l’entreprise, et mettez par écrit tout point d’accord progressif.

• Préparez un calcul d’indemnité avec plusieurs hypothèses pour poser un cadre de discussion.
• Anticipez les documents de fin de contrat pour fluidifier la sortie.
• Planifiez un second entretien si nécessaire, sans précipitation.
• Consignez par écrit les propositions et retours, en restant factuel.
• Utilisez un modèle lettre rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur commun à votre service RH pour harmoniser les pratiques.

Démarches à suivre après l’envoi

• 1. Tenir l’entretien, chacun pouvant se faire assister, et vérifier le consentement libre.
• 2. Rédiger et signer la convention de rupture sur le formulaire dédié, avec dates et indemnité.
• 3. Laisser courir le délai de rétractation de 15 jours calendaires après signature.
• 4. Transmettre la convention à l’administration pour homologation et attendre la réponse.
• 5. À l’homologation, remettre le solde de tout compte, l’attestation destinée à Pôle emploi et le certificat de travail à la date convenue.

Conservez chaque preuve d’envoi et d’accord. Une gestion rigoureuse réduit les incompréhensions et accélère la sortie dans de bonnes conditions.

Questions fréquentes sur la rupture conventionnelle

Le salarié peut-il refuser la proposition. Oui, l’accord est libre. La lettre n’est qu’une invitation à discuter. En cas de refus, vous pouvez poursuivre la relation de travail normalement ou envisager d’autres voies légales si la situation l’exige.

Peut-on proposer une rupture conventionnelle pendant un arrêt maladie. Oui, si le consentement est libre et éclairé. Évitez toute pression. L’entretien peut être reporté ou organisé en visioconférence avec l’accord du salarié.